Quản lý tài sản, lưu trữ hồ sơ, phán đoán và truyền thông
Người được ủy thác quản lý tài sản theo văn bản quỹ tín thác và pháp luật điều chỉnh vì lợi ích của người thụ hưởng hoặc một mục đích được phép. Trung tâm này trình bày các nghĩa vụ thường xuyên gắn với vai trò này—từ việc nhận chức và kiểm soát tài sản đến đầu tư, phân phối, báo cáo, nộp thuế và bàn giao vai trò cho người kế nhiệm.
Người được ủy thác chấp nhận trách nhiệm pháp lý đối với tài sản trong quỹ tín thác, tuân theo các điều khoản điều chỉnh, quản lý và đầu tư với sự cẩn trọng phù hợp, thực hiện các khoản phân phối được phép, giữ tài sản quỹ tín thác tách biệt, duy trì hồ sơ, truyền thông theo yêu cầu, xử lý công việc thuế và báo cáo, và quản lý xung đột lợi ích trong suốt thời gian đảm nhiệm chức vụ.
Sơ đồ quản lý
Kim chỉ nam của người thụ ủy
Cách đặt vấn đề chính xác và các ngoại lệ có thể khác nhau, nhưng những câu hỏi này giúp người thụ ủy nhận biết khi nào một hành động cần được xem xét kỹ hơn.
Xác định mục đích của quỹ tín thác, các điều khoản bắt buộc, quyền hạn tùy nghi, hành vi bị cấm, tiêu chuẩn phân phối, quyền tiếp nhận thông tin, và bất kỳ vai trò hợp lệ nào của giám đốc, người bảo vệ tín thác, hoặc cố vấn.
Xác định các hành vi tự giao dịch, xung đột lợi ích, giao dịch với các bên liên quan, lợi ích cá nhân, áp lực từ gia đình, và các cơ hội thuộc về quỹ tín thác. Tìm kiếm sự hỗ trợ có hiểu biết trước khi tiến hành trong trường hợp có xung đột.
Xem xét lợi ích hiện tại và tương lai của các người thụ hưởng liên quan theo đúng các điều khoản thực tế. Không phải lúc nào cũng cần đối xử bình đẳng, nhưng một quy trình có thể biện hộ được và không thiên vị là điều thiết yếu.
Điều chỉnh việc giám sát, đầu tư, thanh khoản, đa dạng hóa, định giá, bảo hiểm và ủy quyền cho phù hợp với mục đích, điều khoản, tình trạng thuế, nhu cầu phân phối và đặc điểm tài sản của quỹ tín thác.
Xác nhận quyền sở hữu, quyền giám hộ tài sản, người được ủy quyền ký, bảo mật kỹ thuật số, bảo hiểm, nợ, các hạn chế, hồ sơ và quyền kiểm soát vật lý. Tuyệt đối không sử dụng tài sản của quỹ tín thác như tài sản cá nhân.
Duy trì sổ sách có thể truy xuất và hồ sơ quyết định; cung cấp thông báo, báo cáo, bản kê, thông tin thuế và bản quyết toán cho những người có quyền nhận theo thời hạn mà pháp luật điều chỉnh yêu cầu.
Bàn làm việc của người thụ ủy
Lập bản đồ về lòng trung thành, sự thận trọng, tính vô tư, quyền kiểm soát, lưu trữ hồ sơ, thông tin, thực thi, và các điều khoản thay thế quy tắc mặc định.
Xây dựng quy trình đầu tư dựa trên mục đích, thời hạn đầu tư, phân phối, thanh khoản, rủi ro, đa dạng hóa, chi phí, thuế, tài sản đặc biệt và đánh giá định kỳ—chứ không phải cam kết về lợi nhuận.
Đối chiếu tài sản đầu kỳ, vốn gốc và thu nhập, các khoản thu, biến động đã thực hiện và chưa thực hiện, chi phí, phí, thuế, phân phối và tài sản cuối kỳ với các chứng từ hỗ trợ.
Phân biệt phân phối bắt buộc với phân phối tùy nghi; đọc các tiêu chuẩn và mục đích; thu thập thông tin liên quan; ghi chép các cân nhắc về tính nhất quán, thuế, phúc lợi, chủ nợ và thanh khoản.
Giải thích quy trình, thời hạn, tiêu chuẩn, quyền tiếp nhận thông tin và những gì vẫn chưa được xác định. Bảo vệ quyền riêng tư, tránh đưa ra cam kết, duy trì một kênh liên lạc nhất quán và ghi lại các trao đổi quan trọng.
Xác định phân loại quỹ tín thác, mã số thuế, tờ khai thuế thu nhập ủy thác cấp liên bang và tiểu bang, các khoản nộp thuế ước tính, báo cáo cho người thụ hưởng, các vấn đề về thuế chuyển giao tài sản, các lựa chọn thuế và hồ sơ phân bổ.
Lập lịch, sổ đăng ký tài sản, ma trận thẩm quyền, danh sách liên hệ, thư viện tài liệu, hệ thống kế toán, nhật ký quyết định, quy trình phân phối, quy trình thuế và chu kỳ đánh giá định kỳ.
Xác nhận những gì có thể được ủy quyền, lựa chọn và hướng dẫn các đại lý có năng lực, xác định phạm vi và phí, chỉ chia sẻ thông tin cần thiết, giám sát hiệu suất và giữ trách nhiệm đối với công việc không thể ủy quyền.
Phân biệt người quản lý đầu tư được ủy quyền với đồng người thụ ủy, giám đốc tín thác, người giám hộ tài sản, nhà môi giới và cố vấn gia đình không chính thức. Xác minh thẩm quyền, đăng ký hành nghề, xung đột lợi ích, quyền giám hộ tài sản, phí và báo cáo.
Rà soát mọi giao dịch với bên liên quan, lợi ích cá nhân, vai trò kiêm nhiệm, tài sản gia đình tập trung, khoản vay, mua bán, thuê mướn, phí và ưu tiên người thụ hưởng trước khi ràng buộc quỹ tín thác.
Đọc điều khoản thù lao và luật điều chỉnh; tách phí dịch vụ khỏi khoản hoàn trả chi phí; ghi chép dịch vụ và thời gian thực hiện; công bố phương thức tính phí; phối hợp phí của đồng thụ thác nhân và đại lý; rà soát việc khai báo thuế.
Xác nhận thủ tục xác lập vị trí còn trống và chấp nhận nhiệm vụ, thông báo và sự đồng ý, bàn giao hồ sơ và tài sản, các quyết định còn đang xử lý, quyền truy cập thông tin thuế, chứng từ giải phóng trách nhiệm, mốc chấm dứt thù lao, và các biện pháp đảm bảo tính liên tục.
Danh sách kiểm tra dành cho thụ thác nhân
Hãy điều chỉnh danh sách kiểm tra này cho phù hợp với văn kiện tín thác thực tế, luật điều chỉnh, tài sản, người thụ hưởng, tình trạng thuế, chỉ thị, lệnh tòa án, và hướng dẫn của chuyên gia.
Kỷ luật ra quyết định
Điều khoản, quy định pháp luật, chỉ đạo hợp lệ, sự đồng thuận, hoặc lệnh tòa án nào cho phép thực hiện hành động này—và những giới hạn hoặc điều kiện nào cũng áp dụng?
Thụ thác nhân đã xác minh điều gì về mục đích, người thụ hưởng, tài sản, giá trị, thanh khoản, thuế, phúc lợi, thời hạn, rủi ro, xung đột lợi ích, các phương án thay thế, và ý kiến tư vấn chuyên môn?
Quyết định đã được đưa ra như thế nào, ai phê duyệt hoặc chỉ đạo, nội dung nào đã được thông báo, quyết định được thực thi ra sao, và thụ thác nhân sẽ giám sát hoặc xem xét lại vào thời điểm nào?
Nguồn tham khảo chính thức và thể chế
Văn kiện tín thác và luật của tiểu bang điều chỉnh được ưu tiên áp dụng trước. Các mô hình luật và tài liệu tham khảo quốc gia cung cấp khung định hướng, không phải kết luận cho một tín thác cụ thể.
